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江苏农林职业技术学院经济合同管理办法(试行)
2020-05-08 10:36  





江苏农林职业技术学院经济合同管理办法(试行)

第一章 总则

第一条为加强学院经济合同管理,规范学院经济行为,维护学院合法权益,降低经济活动风险,根据《中华人民共和国合同法》等法律、法规,结合我院具体情况,制定本办法。

第二条本办法所称的经济合同是指江苏农林职业技术学院作为独立的民事主体在参与社会经济活动中与其他平等主体的自然人、法人、其他组织等主体之间就明确双方的权利、义务所订立的书面协议。

第三条订立合同,必须遵守国家的法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实信用的原则,维护学院的正当权益。合同内容文字表达准确,用词含义明确。

第四条本办法所指经济合同包括:货物类采购合同、服务采购合同、工程合同、贷款合同、出版合同、出租出借合同、其他经济往来合同,不包括:雇佣、劳务合同、捐赠、赞助合同、合作合同、科研合同。

第五条学院的经济合同管理实行归口管理、分类负责,统一审核会签的管理模式,对经济合同的签订、履行、变更以及解除、争议处理、终结和归档实行全过程管理。

第六条凡涉及需由学院支付的经济合同,在经济合同起草前应落实资金来源,未落实资金来源的,任何单位均不得洽谈、起草和订立经济合同。凡需招投标的项目必须经过规定的招投标程序后,才能进入经济合同签订程序。任何单位不得违反程序和规定或超越学院授予权限擅自对外签订合同;任何单位不得将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第二章 经济合同的管理主体及其职责

审计处负责对学院经济合同进行统一登记管理。主要职责为:

(一)建立健全学院经济合同管理规章制度,加强经济合同内部控制管理;聘请法律顾问对经济合同涉及的法律问题咨询把关。

(二)组织开展经济合同的审核会签和复杂经济合同签署前的会商工作;

(三)负责“江苏农林职业技术学院经济合同专用章”的使用与管理工作;

(四)负责学院经济合同的建档、归档管理工作。

(五)定期对学院各单位经济合同订立及重大合同的履行情况进行检查和督办,定期对经济合同进行统计分析;

(六)负责指导职能部门的经济合同订立、履行、变更、终止以及争议纠纷处理等,协调解决经济合同管理中出现的问题;

第八条经济合同所对应项目的实施单位是经济合同管理的第一责任人,具体负责经济合同的承办工作。项目实施单位的主要职责为:

(一)落实经济合同项目经费;保证学院相关收入及时足额缴纳;

(二)与经济合同相对方协商、拟订经济合同文本;

(三)提交经济合同审核会签的材料,并由相关负责人在授权范围内签署经济合同;

(四)全面履行经济合同,并实施有效管控;根据经济合同履行中出现的问题,提出书面处理意见或建议;

(五)组织经济合同变更、解除、纠纷处理的审议;

(六)加强经济合同管理全过程相关资料的管理。

第九条学院根据经济合同所属项目的主要内容,分别由相应的职能部门对经济合同进行分类归口管理。归口管理部门根据学院职责分工、经费渠道和相应决策履行管理职责。经济合同归口管理部门的主要职责为:

(一)对项目实施单位经济合同的拟订加强指导;

(二)参与经济合同的审核会签和复杂合同签署前的会商工作;

(三)分类制定经济合同示范文本,并报学院审计处审核和备案;

(四)对经济合同的履行加强检查指导;

(五)参与经济合同变更、解除、纠纷处理的审议。

第十条计划财务处、资产管理办公室负责对经济合同所涉项目的资金收支进行财务管理监督,主要职责为:

(一)检查项目招投标履行情况;

(二)参与经济合同的审核会签和复杂合同签署前的会商工作;

(三)参与经济合同变更、解除、纠纷处理的审议工作;

(四)按照经济合同约定审核收取或审核 (支付款项。

第十一条纪委办公室负责对经济合同管理全过程的合法性、合规性进行检查监督。

第十二条审计处应定期将由其保管的全部经济合同及相关档案资料移交校办档案室进行统一归档管理。

第三章 经济合同的订立程序

第十三条经济合同文本的拟订。项目实施单位应对经济合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、资信资质、委托代理权限等情况进行严格审查,在规定期限内询价比价、充分谈判、共同协商,拟订经济合同文本,并要求其及时按相关约定交纳履约保证金。

对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的经济合同,应组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。

经济合同有国家和地方示范文本的,应直接采用示范文本。没有示范文本的,应参照江苏农林职业技术学院的一般示范文本起草,准确完整地表述拟签订经济合同内容。若属于校内集中采购项目或委托采购项目的经济合同,经济合同实质性内容应与采购文件、成交供应商响应文件相一致。

第十四条经济合同内容应包括法律法规规定的必要条款,如当事人的名称或者姓名和住所,标的及其数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和形式,违约责任,解决争议的方法等。

第十五条学院对外发生经济行为,应按财务报销规定签订书面合同,明确双方权利义务。

书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

第十六条项目实施单位应将拟订好的经济合同文本连同相关材料一起提交审计处,所需材料需完备后以图片格式上传学院OA,按规定流程审核会签。经济合同若需报相关部门审批、备案的,应先履行审批、备案手续。相关材料包括:

(一)无需招标的项目:合同文本(负责人签字、相对方签字盖章),负责人不是单位负责人需提供有关证明材料。

(二)需招标的项目:评审结果审核表、合同文本(相对方签字盖章),或采购招标工作会议纪要、学院相关决策会议纪要等书面证明材料。

(三)学院作为收入方的项目:合同文本(相对方签字盖章),确定相对方的说明材料。

第四章 经济合同的审核

第十七条经济合同签订前,必须经审核会签。

无需招标的项目,标的额在3万元以下的经济合同,根据合同经费来源,由项目实施单位负责人、项目归口管理部门、计划财务处、审计处、学院分管领导审核会签。需招标的项目,标的额在3万元及以上的经济合同,由项目实施单位负责人、项目归口管理部门、计划财务处(资产办)、审计处、学院分管领导、院长审核会签;100万元及以上和一些重要的合同根据需要送学院法律顾问审核。审核会签时,一般应由项目负责人(经办人)将相关材料上传学院OA系统,审核会签人员分别提出审核意见;经办人根据审核意见修改完善后并打印“合同专用章申请表”到审计处加盖合同专用章(3万元以上的经济合同先盖法人签名公章)。合同标的额在3万元以上的经济合同,经办人应在报送申请时注明需加盖法人签名章。没有具体金额的经济合同应依据预估发生金额选择相应审核会签流程。

经济合同送审会签时,必须上传学院OA系统根据流程审核会签,由项目方经办人负责报送,不得由对方单位人员代办。

第十八条经济合同审核会签的内容包括:

(一)项目实施单位负责审核合同所涉项目的真实性和可行性,合同所涉标的物的规格、数量、技术参数等内容与采购的一致性,调查和验证对方的主体资格、履约能力、资信情况,主要合作条款明确、设定风险防范措施等内容。

(二)项目归口管理部门负责审核合同的可行性、必要性、合同标的合理性以及合同内容、合同条款等是否合法、完整、明确、具体,文字表述是否无歧义等内容。

(三)计划财务处(资产办)负责审核招投标履行情况,合同支付条款是否符合学院有关财经纪律和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等内容。

(四)审计处负责审核合同订立的程序及合规性,合同文本格式是否规范,合同的必要条款是否具备,内容是否合理合法等;重大合同协调法律顾问(若有较大争议和法律需求时)、计财处(资产办)等共同审查,必要时出具法律意见书。

(五)学院分管领导、院长负责对合同所涉项目的立项依据、办理程序的规范性以及其他认为需要审核的内容进行审阅并签署意见。

第五章 经济合同的签订

十九凡以学院名义签订的经济合同,都必须经规定流程审核后,方可使用江苏农林职业技术学院合同专用章,校内各单位行政公章一律不得用于对外签订经济合同。

第二十条学院统一刻制合同专用章,由审计处专人负责印章保管,在学院授权范围内使用。未盖合同专用章的经济合同,学院不予承认。

第二十一条合同经办人员不得携带合同专用章外出签订合同,确需携章外出签订合同的,应由印章保管人一同前往或另委托他人携章前往。外出签订经济合同,需携带加盖合同专用章的空白合同文本时,须经审计处领导批准,并登记、编号、回收,严防丢失。一旦出现遗失情况,经办人应及时登报发布遗失声明。

第二十二条以学院为主体的经济合同,须经院长或受院长委托的合同签署代理人签字(盖签名章),并加盖江苏农林职业技术学院合同专用章方为有效。标的额在3万元以下的合同,根据合同负责主体,可由单位负责人代表院长在合同上签字;标的额在3万元及以上的合同,由院长在合同上签字(或盖签名章)。

第二十三条经济合同应在项目实施前签订,不予事后补签。学院招标的项目,应当自中标通知书发出之日起十五日内签订合同。

第二十四条经济合同签订以后,未经批准,任何人不得私自进行修改、变更、废止。如因条件发生变化,确需对合同进行修改、变更或废止的,应按本办法重新履行合同审签程序。

第二十五条经院长或受院长委托的合同签署代理人签字并加盖江苏农林职业技术学院合同专用章的经济合同,是学院财务支付其相关款项的必要依据。否则,学院财务不得支付相应款项。

履行经济合同时,涉及收入的,其收入均全额交财务;涉及支出的,由财务通过银行转账支付,不得使用现金支付。

第二十六条经济合同正式文本至少一式四份,除合同相对方持有一份外,学院应持有三份,一份由项目实施单位(负责人)留存,作为项目执行的依据;一份由审计处留存;一份送财务作为办理收、付款结算的依据。

第六章经济合同的履行

第二十七条经济合同生效后,项目负责人及项目实施单位、归口管理部门应督促签订合同的对方单位认真履行合同,切实维护学院的合法权益和信誉。

第二十八条项目负责人及项目实施单位、项目归口管理部门应加强对合同履行的动态监督,对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理,随时了解、掌握合同履行情况,发现问题及时处理。

第二十九条变更或解除合同必须依照合同的订立程序经项目实施单位、归口管理部门、计划财务处(资产办)、审计处、校领导等审核会签人员同意方可。

第三十条变更或解除合同的,通知(或双方协议)应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖学院合同专用章。

变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同等法律效力,纳入本办法规定的管理范围。

合同变更后,合同编号不予改变。

第三十一条经济合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《合同法》等有关法规和本《办法》规定妥善处理。

第三十二条经济合同纠纷由项目负责人和项目实施单位、项目归口管理部门负责处理。经济合同纠纷复杂的,可交由学院法律顾问处理,项目负责人及有关单位必须主动提供相关材料,积极配合。

第三十三条对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。

第三十四条对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书、上级主管部门或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与该纠纷处理及履行的有关部门收执,各部门应由专人负责该文书执行的了解、跟踪或履行,及时向主管领导汇报。

合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关部门,并将相关资料汇总、归档,以备查考。

第三十五条合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以货物交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第七章责任追究

三十六各单位应当严格遵守政府采购、招投标、合同管理等法律法规和学院规章制度,加强本单位经济合同管理,健全内部控制,对本单位经济合同的合法性、合规性、真实性、完整性、一致性负直接责任。

第三十七条有下列情形之一的,责令限期改正;造成严重后果的,学院按相关规定追究直接责任人和相关负责人的行政、经济责任;涉嫌犯罪的,移交司法部门处理。

(一)应签订书面合同而未及时签订的;

(二)泄露合同秘密或学院商业秘密的;

(三)玩忽职守、疏忽大意,没有按本办法规定正确履行职责的;

(四)丢失或者擅自更改、销毁、隐匿合同和合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的。

三十八任何部门和个人对学院经济合同管理活动中的违规、违法行为有权检举和投诉。

第八章 附则

三十九本办法未尽事宜依据《中华人民共和国合同法》等法规相关条款执行。

第四十条本办法由审计处负责解释。

第四十一条本办法自2020年5月11日起施行,原《江苏农林职业技术学院对外经济合同管理规定》同时废止。


附件:1.学院合同专用章申请表(3万元(含)以上)

2.学院合同专用章申请表(3万元以下)

附件1:

学院合同专用章申请表

(3万元(含)以上)

申请日期


申请单位*


合同名称*


项目编号


订立合同主要事项*

(注明需加盖法人签名公章)

(若为使用科研经费,请说明科研项目负责人)

合同另一方单位名称*


合同金额*


经办人


参考资料*


实施单位负责人审核意见

要求:调查和验证对方的主体资格、履约能力、资信情况;主要合作条款明确、设定风险防范措施等内容审核。

归口管理部门审核意见

要求:主要对合同的可行性、必要性、合同标的合理性以及合同内容、合同条款等是否合法、完整、明确、具体,文字表述是否无歧义等进行审核。

计财处(国资办)审核意见

要求:审核招投标履行情况;审核经济类合同支付条款是否符合学院有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等。

审计处审核意见

要求:对合同订立的程序及合规性进行审核;审核合同文本格式是否规范,合同的必要条款是否具备,内容是否合理合法等;重大合同协调法律顾问(若有较大争议和法律需求时)、计财处(国资办)等共同审查,必要时出具法律意见书。

分管院长审核意见


院长意见


注意事项:

1、表单中有红色“*”标示的是必填项;

2、合同需对方已盖章、合同签订日期(具体到年月日)需完整填写;

3、请直接上传评审审核表,请勿上传评标记录表。



附件2:

学院合同专用章申请表

(3万元以下)

申请日期


申请单位*


合同名称*


项目编号


订立合同主要事项*

(若使用科研经费,请说明科研项目负责人)

合同另一方单位名称*


合同金额*


经办人


参考资料*


实施单位负责人审核意见

要求:调查和验证对方的主体资格、履约能力、资信情况;主要合作条款明确、设定风险防范措施等内容审核。

归口管理部门审核意见

要求:主要对合同的可行性、必要性、合同标的合理性以及合同内容、合同条款等是否合法、完整、明确、具体,文字表述是否无歧义等进行审核。

计财处审核意见

要求:审核经济类合同支付条款是否符合学院有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理、符合学院规定等。

审计处审核意见

要求:对合同订立的程序及合规性进行审核;审核合同文本格式是否规范,合同的必要条款是否具备,内容是否合理合法等;重大合同协调法律顾问(若有较大争议和法律需求时)、计财处(国资办)等共同审查,必要时出具法律意见书。

分管院长审核意见


注意事项:

1、表单中有红色“*”标示的是必填项;

2、合同需负责人签字、合同签订日期(具体到年月日)需完整填写。

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